Payment Processing and Management

Zur Eingabe von Zahlungen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Manuelle Erfassung
• Beleghafte Einreichung: vdb/SL (Schriftenlesesystem)
• Onlineeinreichung via EBICS
• Import aus Buchungssystem

Beim Import werden abhängig vom angelieferten Format folgende Prüfungen durchgeführt:

• Formatprüfungen
• Prüfzifferberechnung bei Kontonummer und IBAN
• Prüfung von Bankleitzahl und BIC auf Existenz
• Prüfung der gültigen Textschlüssel
• Sperren

Bei negativer Prüfung kann in Abhängigkeit von der Konfiguration eine automatische Rückgabe erfolgen.

Es erfolgt eine Abstimmung der Belege (Einzahlungs-/Auszahlungsbelege, Kontoauszüge der-Banken und Postscheckämter, Wechsel und Scheckkopierbücher) mit den Eintragungen auf den Konten.

Die Revisionsvorgaben der 4- bzw. 6-Augen-Kontrolle werden eingehalten. Alle Aktivitäten werden protokolliert und auf Einzeltransaktionsebene mit archiviert.

Auftraggeber Buchungen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen, können in diesem Workflowschritt aufgehalten werden. Solange die Auftraggeber Buchung nicht freigegeben wurde, werden die zugehörigen Empfängerbuchungen nicht weiterverarbeitet.

Der Leitweg kann unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien ermittelt werden:

• Buchungssystem
• Höhe des Betrages
• Kontonummer bzw. IBAN des Zahlungsempfängers/Zahlungspflichtigen
• Bankleitzahl bzw. BIC des Zahlungsempfängers/Zahlungspflichtigen
• Kontonummer bzw. IBAN des Auftraggebers/Zahlungsempfängers
• Bankleitzahl bzw. BIC des Auftraggebers/Zahlungsempfängers
• Textschlüssel

Ausgabeschnittstellen stehen zur Verfügung in Richtung:

• Kunde
• Corebanking-System
• Clearing-System (Bundesbank und EBA)
• Korrespondenzbanken
• Archiv

Es werden folgende Formate unterstützt:

• SEPA-Formate (pacs und pain)
• DTAUS-Format
• DTAZV-Format
• Diverse „DTA-Dialekte“
• SWIFT-Formate (MT103 und MT202 bzw. MT202 COV)
• CSV-Format
• Proprietäre Formate (POF, WINGS etc.)
• BAPI

Sofern revisionstechnisch zugelassen, können einzelne Arbeitsschritte auch automatisiert durchgeführt werden.

Im Zahlungsarchiv werden die verarbeiteten Zahlungsaufträge archiviert. Über eine Suchfunktion des Kurzzeitarchivs kann man in einem definierten Zeitraum die Zahlungsverkehrshistorie ansehen. Zur langfristigen Archivierung werden die Daten im Langzeitarchiv abgelegt.

Aufgrund von vorgegebenen Kriterien (z.B. Empfänger- bzw. Senderland) können Prüfungen durchgeführt werden, wie z.B.:

• Prüfung gegen EU-Embargonamensliste
• Prüfung gegen US-Embargonamensliste
• Prüfung gegen kundenspezifische Embargonamensliste
• Prüfung aufgrund der Länderliste
• Prüfung der Vollständigkeit der Auftraggeber-Daten
• Empfängerkontonummern-Abgleich

Bei einer Auffälligkeit wird ein entsprechender Workflow zur Verfügung gestellt, der sicherstellt, dass die Zahlungen erst nach Freigabe durch den Compliance-Mitarbeiter (ggf. unter Berücksichtigung des 4-Augen-Prinzips) freigegeben werden.

Es können Bankleitzahlen bzw. BICs von Banken hinterlegt werden, an die Zahlungen erst nach einer manuellen Freigabe weitergeleitet werden dürfen.

Dauerauftragsverwaltung

Für Zahlungen in den Formaten:

• DTAUS
• DTAZV

steht eine Dauerauftragsverwaltung zur Verfügung.

Im Rahmen des Tagesabschlusses werden die verarbeiteten Zahlungen in das Archiv überführt. Ausgehend von einer Transaktion werden alle revisionsrelevanten Informationen mit archiviert (Angaben welche Mitarbeiter diese Dateien verarbeitet haben, Angaben über Änderungen usw.)

Neben den Angaben zu Einzeltransaktionen werden auch die Ein- und Ausgabedateien archiviert. Bei komplexen Zahlungsaufträgen (AZV) werden alle relevanten Zahlungsposten archiviert und sind recherchierbar.

Das Archiv bildet die Grundlage für umfangreiche Reports, wie beispielsweise die ZV-Statistik.

Im Rahmen der ISE-Verarbeitung besteht die Möglichkeit, ein Matching zwischen den Verrechnungssätzen (DTA) und den Images im Ein- und Ausgang durchzuführen.

Kundenspezifische Anforderungen, wie z.B. Verwendungszweckanalyse zur Ermittlung der Kontonummer und Hausbankverfahren (Gebührenkorrektur bei GAA-Verfügungen) können bereitgestellt werden.